آداب ارسال ایمیل (چگونه یک ایمیل باحال بنویسیم؟)

از اونجایی که ارسال ایمیل پرکاربرد ترین فعالیت در اینترنت هست، لذا اینکه چطور یک ایمیل را صحیح بنویسم و یا تاثیر گذار، ترفند ها و روشهای خاص خودش رو می طلبه. نوشتن نامه معمولی کمی با ایمیل متفاوت هست، لذا باید استاندارد ها و نکات خاصی رو رعایت کنید. مجموع تجارب، مطالعه سه سایت و یک کتاب که اسمش یادم نیست رو بطور خلاصه برای شما اینجا قرار می دم. امیدوارم که روزی به دردتون بخوره.

قضیه ای که برای همه نوشتن ها و کلا برای همه چیز در زندگی صادق است، «علت» نام دارد. علت نوشتن خود را بدانید. یعنی چرا می نویسید؟ اگر بتوانید به دو سوال زیر پاسخ قانع کننده دهید، می توانید آغازی مناسب برای نوشتن یک ایمیل مناسب داشته باشید.
1- چرا می نویسم؟
2- دقیقا نتیجه این ایمیل چه باید باشد؟
روزانه صدها ایمیل به اینور اونور ارسال می شن، ولی ایمیل هایی که واقعا خوانده می شن، شامل مواردی هستند که روشون وقت گذاشته شده و بهشون ارزش داده می شه. اگر می خواهید ایمیلیتون خونده بشه، روش وقت بگذارید و خودتون براش ارزش قائل باشید.

موضوع ایمیل یکی از حساس ترین قسمت های آن است. در انتخاب عنوان از بیان نتیجه ایمیل نهراسید. یا حتی از پرسیدن سوال نهایی خود. همانطور که قطعا خودتون هم می دونین موضوعاتی مثل «خیلی مهم، حتما بخونید!» یا «سوالات من» یا «        «!(یعنی بدون موضوع) عمدتا توسط کاربران ترتیب اثر داده نمی شن. یک نمونه از یک عنوان مناسب می تونه عبارت باشه از «قرارمون ساعت 10 شد، من کفش اضافی بیارم؟» یا «می تونی درایو C من رو فرمت کنی؟». گیرنده ایمیل به محض دیدن این عنوان به این فکر خواهد کرد که آیا می تونه درایو C شما رو فرمت کنه یا نه؟. نه اینکه حالا بشینه فکر کنه که آیا این ایمیل ارزش خونده شدن رو داره؟

گزیده گوی باشید! یعنی سعی کنید تمام متن خود رو در یک صفحه طوری که تمام کنید که دیگر اسکرول نشود. خلاصه مطلب و چیزی را که می خواهید بیان کنید. در نوشتن اصولی مثل فاصله بین پاراگراف ها، Bold یا italic کردن کلمات، علامت های نگارشی مثل ویرگول، علامت تعجب و علامت سوال را هرگز فراموش نکنید.

تا جایی که امکان دارد، در بار اول از ارسال attachment یا ضمیمه ایمیل خودداری کنید. با یک نامه حرفه ای از رضایت گیرنده مبنی بر دریافت فایل اطمینان حاصل کنید و در ایمیل بعدی فایل خود را بفرستید.

در ایمیل هایی که برای بار اول به کسی ارسال می کنند خود را کاملا معرفی کنید. یکی از کلیدهای دریافت پاسخ شایسته همین معرفی اصولی و صحیح خود است.

مهربان باشید! قبل از کلیک کردن دکمه ارسال، به محتوای ایمیل خود نگاه کنید، اگر متنی خشن و جنجالی بود، ایمیل را در Draft ذخیره کنید و مدتی از پای کامپیوتر بلند شوید، یک چایی داغ بنوشید تا کمی خونسردی خودتون رو بازیابی کنید، بعدش برگردید سراغ نامه و اون رو اصلاح کنید. یک زبان نرم و با ادب همواره تاثیر بهتر و عمیق تری خواهد داشت. به این فکر کنید که ممکن است گیرنده تا آخر ترم با شما همکلاس بمونه، یا کماکان همکار شما تو بخش باشه. لذا کاری نکنید که این ایمیل از شما تصویری خشن و ناهنجار را در ذهن گیرنده تداعی کنه.

با ایمیل حرفه ای برخورد کنید. طوری ایمیل را بنویسید که به نظر نیاید یک کودک پشت کامپیوتر نشسته، غلط های املایی و نگارشی، جملات ناتمام، از دست رفتن زنجیره کلام و … از مواردی هستند که نوشته شما را بی اثر می کنند. پس چند دقیقه روی ایمیل وقت بزارید تا بتونه تاثیر خودش رو بگذاره.

شما برنده اید! (در باب ایمیل های جعلی خطرناک)

موضوعی که من رو وادار به نوشتن این پست می کنه، خبر اخیر یکی از دوستان هست که دوباره مثل چند تا از آشنایان دیگه مبلغی پول رو داده هوا! قضیه از این قرار هست که ایمیلی با مضمون برنده شدن در یک قرعه کشی آنلاین دریافت می شه و در پروسه دریافت جایزه شما باید مبلغی رو به حساب فردی واریز کنید تا جایزه رو براتون بفرستند و بعد از ارسال مبلغ ناگهان همه چی به هیچی!
البته خیلی از شما ها این قضیه رو می دونید و بی شک چندین بار از این ایمیل ها دریافت کردید، ولی هستند یکسری افرادی که نگاه ساده لوحانه ای به این قضیه دارند. یا یکسری افرادی که اطلاعات کافی در این زمینه ندارند و یا حتی افرادی که اینترنت را یک دنیای بدور از دروغ و جعل می دانند و لذا همواره آسیب می بینند. در این پست من ماهیت این نوع ایمیل ها رو بررسی می کنم و راهکارهایی رو برای پیشگیری از این اتفاقات برای همه اونهایی که به نوعی آسیب پذیر هستند ارائه می دم.

ما دو نوع کاربر اینترنت داریم، یکسری که دائم آنلاین هستند و به قول محسن خود اینترنتن! این قشر عزیز معمولا از تمام سوراخ سنبه های اینرنت خبر دارند و خیلی کم گول می خورن.
قشر دیگه افرادی هستند که هفته ای یکبار اون هم با هزار بار مشورت با دوستشون و اجبار و الزام دوستشون که تورو خدا رو کاغذ مراحل وصل شدن به اینترنت رو کامل با جزئیات بنویس، بعدش هم می رن به یه خدمات کامپیوتری و می گن «آقا از اون کارتها که باهاشون به اینترنت وصل می شن یکی لطفا بدید» و بعدش کارت رو می یارن خونه و با احتیاط لاک روش رو با کلیدشون پاک می کنند و از رو کاغذی که دوستشون بهشون داده مراحل رو دنبال می کنند و نهایتا وصل می شن به اینترنت. (خیلی از ماها زمانی اینطوری بودیم!). خلاصه این دسته وارد سایت یاهو و قسمت ایمیل می شن. نام کاربری و پسور خودشون رو هم از تو دفتری که تو کشو میزشون هست استخراج می کنند و خلاصه لاگین می شن به inbox یاهو. تازه ترین و جذاب ترین ایمیلی که رسیده، عنوانی بسیار جذاب داره!  » Congratulation, You have won $1000000″ . اینجاست که رنگ از رخسار کاربر می پره و فوری ایمیل رو باز می کنه. با انگلیسی دست و پا شکسته و به کمک یک دیکشنری نهایتا متوجه می شه که ستاد قرعه کشی بریتانیا یه قرعه کشی انجام داده و ایمیل ایشون از بین هزاران ایمیل انتخاب شده. در ته ایمیل هم ذکر شده که هرچه زودتر با ما تماس بگیرید و مشخصات خودتون رو برامون بفرستید. ادامه بحث رو از روی یک قضیه ای که واقعا اتفاق افتاده و باعث شد که یکی از دوستان 500 دلار رو همینجوری الکی باد کنه! . این دوست ما اطلاعات خودش رو می فرسته! چند ساعت بعد یک ایمیل حاوی تصویر اسکن شده از پاسپورت وکیلی که واسطاین دوست ما با ستاد قرعه کشی بود براش ارسال می شه. دوست ما هم پاسپورت خودش رو اسکن می کنه و حساب Draft رو که تو بانک ملی قابلیت انتقال حواله جات رو بصورت بین المللی داره براشون ارسال می کنه. تا اینجا همه چیز به نحو احسنت پیش می ره. نهایتا ایمیلی می رسه که جایزه ای که گرفتید رو ما باید مالیاتش رو بدیم دولت بریتانیا، لذا به این شماره حساب مبلغ 500 دلار بفرستید تا تمام مراحل اداری به اتمام برسه و تا ده روز جایزه شما برسه دستتون. این دوست ما هم که از هیچ جا بی خبر، 500 دلار رو که شاید سرمایه ماهها تلاش و کارش بود و پس انداز کرده بود رو همینجوری الکی از طریق Draft به گمونم حواله می کنه. و روز دهم هیچ خبری از جایزه نمی رسه. این دوستمون شروع به ارسال ایمیل می کنه و قضیه رو پیگیری می کنه که دیگه هیچ پاسخی دریافت نمی کنه. می آد پیش ما پریشون و غمگین که ما هم بهش می گیم که داداش فاتحه 500 دلارت رو بخون که دیگه از دست برفت!